机要室

办公电话：0311—87935132  传真：0311—86832161
   岗位职责：

一、文件收发:收发上级文件、机要件；传真收发；发放学校红头文件。

1、接收上级文件

(1)到市委取文件；

(2)按发文单位分类登记：中央、省委、省政府、市委、市政府等；

(3)中央、省委、市委文件的办理，传阅、落实完后收回；

(4)收回的上级文件在市委规定的时间内交回市委。

2、机要件收文

(1)取机要件；

(2)登记；

(3)发给相关单位。

3、机要件发文

(1)各单位文件登记；

(2)按机要文件发文要求填写专用信封地址；

(3)到省机要局发文、交费（费用各单位自理）。

4、传真收、发文

(1)登记；

(2)按传真内容发给相关领导或部门；

(3)发文。

5、学校文件发放

(1)清点份数；

(2)在文件右上角打红色发文流水号；

(3)制作文件发放登记表；

(4)发相关单位。

二、学校行政领导的文件传阅

    1、填写文件传阅单；

    2、党政办公室主任提出拟办意见；

    3、登记传阅单号和文件内容；

    4、早晨将需传阅的文件，放在领导的办公室，下午下班时收回放到保险柜。

三、收集整理学院大事记

    1、发通知收集院内大事（校园网上、电话）；

    2、按时间顺序整理；

    3、呈党政办领导阅批并划出上《年鉴》的大事记；

    4、存档。

四、学校及党政办的文件、文书档案归档

    1、清理文件、分类；

    2、按存档要求备齐文件（如请示文件，一定要有上级的批复）；

    3、按存档要求分出永久、长期、短期（上级文件，本院文件）；

    4、填写卷内文件目录；

    5、填写存档文件备考表。

五、组织机构代码证、法人证年检

  1、法人证年检

(1)到省事业单位登记管理局领表、了解当年年检需备材料；

(2)填写法人单位年度报告书，备齐年检材料；

(3)向省事业单位管理局报送年检表、年检材料。

   2、组织机构代码证年检

(1)在省质量技术监督局网站下载软件、注册；

(2)网上填表，备齐年检材料；

(3)到省质量技术监督局报送年检表、年检材料。

   3、日常管理

     (1)需使用单位提出申请（使用原件、复印件）；

     (2)报党政办主任批准；

     (3)登记；

     (4)使用原件出石家庄市需经校长书面批准。

六、整理中央、省委、市委所发的文件，上交市委

1、收到市委清理上交文件的文件后，通知交文单位；

2、按市委文件要求，清点文件；

3、到市委上交文件。

七、会同学生处邮寄毕业生档案

   1、审查邮寄单位资格情况，确保学生档案邮寄安全；

   2、由学生处通知学生注意查收档案，未收到要及时查询；

   3、确认邮寄件数，付款。

八、组织填报每学年初高等教育基层统计报表、高等教育综合办学条件数据库快报并上报省教育厅、教育部

 1、参加统计会议；

 2、向党政办公室领导汇报会议精神，准备好学校开会的材料；

 3、组织填报单位领导、填报人开会，传达上级会议精神，布置填表工作及要求；

 4、及时检查有关单位填报数据情况，做好指导工作；

 5、收集各单位数据报，做好汇总、平衡；

 6、报党政办公室主任审阅。

 7、报分管校领导、校长审阅；

 8、报省教育厅、教育部纸质、电子报表。

工 作 标 准

      1、机要文件和各类文件的呈送和处理要及时、准确、安全、规范。

      2、对办公室的文件要及时归档和销毁。

      3、工作认真负责，耐心细致，坚持原则。

     4、保密工作符合规定，无失泄密现象。